Cuando una empresa tiene diez empleados con teléfono corporativo, elegir los equipos no suele ser complicado. Cuando son 50, 100 o más, ya aparecen otras preguntas: ¿qué cargador necesita cada uno?, ¿qué pasa si un equipo se daña?, ¿todos usan las mismas aplicaciones?, ¿hay repuestos o accesorios compatibles?
Y, sobre todo, ¿por qué hay cinco modelos diferentes haciendo prácticamente el mismo trabajo?
Estandarizar los smartphones no significa comprar exactamente el mismo teléfono para todo el mundo. Se trata de definir algunos criterios y evitar que cada compra se haga de una manera distinta.
Empiece por los puestos, no por la marca
Un vendedor que pasa buena parte del día en la calle no necesariamente necesita el mismo teléfono que una persona que trabaja desde una oficina.
Un técnico de campo puede necesitar un equipo resistente. Un supervisor quizá necesite una batería de mayor capacidad. Para tareas administrativas, un smartphone de gama media puede ser suficiente.
Por eso, antes de elegir modelos, conviene separar los puestos según su uso real. Después será mucho más fácil establecer dos o tres categorías de equipos en lugar de dejar que cada empleado termine con un modelo diferente.
En la categoría de smartphones de Insumos First Pro aparecen tanto teléfonos convencionales como dispositivos rugged, por ejemplo el Xiaomi Redmi 14C y el Ulefone Armor X13. También se ofrecen equipos especializados como el iSafe IS530.1 ATEX.
¿Realmente necesitan todos el mismo equipo?
Probablemente no.
Una empresa con personal de oficina, técnicos y trabajadores en almacén puede tener necesidades bastante distintas. Forzar un solo modelo para todos puede terminar siendo tan poco práctico como comprar uno diferente para cada persona.
Una opción razonable es establecer una pequeña gama.
Por ejemplo, un modelo para uso general, otro más resistente para trabajo de campo y quizá un dispositivo especializado para determinadas operaciones industriales. Así se mantiene cierta uniformidad sin ignorar las diferencias del trabajo.
Las aplicaciones también deberían entrar en la decisión
El teléfono no existe aislado del trabajo diario.
Si el equipo utiliza aplicaciones de inventario, comunicación, navegación, videollamadas, fotografías de inspección o sistemas internos, hay que comprobar que los dispositivos elegidos puedan ejecutarlas correctamente durante varios años.
El almacenamiento también importa. Un teléfono que se llena rápidamente con fotografías, documentos y aplicaciones empieza a ser una molestia bastante pronto.
Por eso, además de mirar RAM, almacenamiento y batería, conviene pensar qué información va a manejar el trabajador realmente.
Los accesorios empiezan a importar cuando crece la empresa
Con cinco teléfonos, perder un cable USB-C puede no ser gran cosa.
Con cien, ya es una compra recurrente.
Cargadores, cables, fundas, protectores, baterías y otros accesorios deberían entrar en la planificación. Trabajar con modelos compatibles ayuda a reducir esa variedad y facilita las reposiciones.
Aquí puede ser útil contar con un proveedor mayorista de accesorios móviles que pueda abastecer los complementos junto con los dispositivos, en lugar de buscar cada cosa por separado.
Insumos First Pro trabaja con smartphones y accesorios tecnológicos dentro de su catálogo empresarial, además de otras categorías de suministros.
¿Y qué pasa cuando se rompe un teléfono?
Esta pregunta debería hacerse antes de la compra, no después.
Una pantalla rota o una batería que deja de funcionar no es solamente un problema del equipo. Puede significar que una persona no puede acceder a aplicaciones, clientes, rutas o información durante parte de la jornada.
Por eso conviene revisar la disponibilidad de accesorios, garantías, soporte y facilidad de reposición. También puede tener sentido mantener algunos equipos de reserva para puestos críticos.
No hace falta tener un armario lleno de teléfonos nuevos. Un pequeño stock de emergencia puede ser suficiente, según el tamaño y la actividad de la empresa.
Estandarizar también facilita las compras
Cuando se compran pocos modelos, resulta más sencillo negociar cantidades, controlar accesorios compatibles y saber qué equipos deben sustituirse primero.
También se reduce el tiempo que el departamento de compras dedica a comparar diez especificaciones distintas para una necesidad que, en realidad, podría resolverse con dos o tres opciones.
Para empresas en crecimiento, este orden empieza a notarse.
¿Cada cuánto debería renovarse el parque de smartphones?
No existe un plazo que funcione para todas las empresas.
Depende del uso, del estado de los equipos, de las actualizaciones compatibles y del coste de mantener dispositivos antiguos. Conviene revisar el parque regularmente y sustituir primero los teléfonos que ya están afectando el trabajo, en lugar de esperar a que todos fallen al mismo tiempo.
Eso también permite presupuestar las compras con más calma.
No se trata de tener el teléfono más caro
Se trata de que todos tengan un equipo adecuado para hacer su trabajo y que la empresa pueda administrarlos sin convertir cada sustitución en un proyecto nuevo.
Un plan sencillo puede contemplar tipo de puesto, especificaciones mínimas, modelos aprobados, accesorios compatibles, garantía, reposición y calendario de renovación.
Para una empresa que está creciendo, esa estructura puede parecer un detalle pequeño al principio. Después de varias decenas de empleados, deja de serlo.
Y ahí es donde trabajar con un proveedor empresarial que pueda ofrecer smartphones, dispositivos resistentes y accesorios compatibles puede simplificar bastante el proceso de compra y reposición.
