A más de un año de pandemia, el hecho de organizar reuniones y eventos ha hecho que se tomen mayores medidas de bioseguridad para el cuidado de los asistentes

Tanto empresa, escuelas, universidades, hospitales, clínicas, iglesias, entre otras instituciones deben continuar con sus actividades. Claro está, que la situación de emergencia sanitaria no permite que sea como antes, pero si van a organizar reuniones y eventos, deben tener en cuenta una serie de elementos para la preservación de la salud del colectivo.

Las reuniones y eventos (este último pueden ser convenciones, conferencias, aforos, ferias, exposiciones, congresos, entre otros, según la cantidad de asistentes), así como las congregaciones, que realicen estas instituciones, deben estar dentro del marco de las medidas de bioseguridad. Esto es con el fin de evitar al máximo la exposición al virus y su posterior propagación.

Sin duda, las autoridades sanitarias siguen recomendando evitar las congregaciones que sean muy numerosas. Sobre todo, aquellas en las que resulta casi imposible mantener distancia entre los presentes. Es por ello, que se deberá estar atento a los protocolos sanitarios aprobados en Perú en cuanto a reuniones (y demás países, en función lo que diga el ministerio respectivo).

Toda organización que tenga que planear algún tipo de evento numeroso, tales como, conciertos, deportes, conferencias, festivales, etc., debe seguir una serie de recomendaciones para que los lleven a cabo con la mayor seguridad posible.

Es importante mencionar, que las personas encargadas de organizar dichos eventos, debes trabajar conjuntamente con los funcionarios de salud correspondientes.

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¿Cuáles son los factores de riesgo que se deben considerar al organizar reuniones y eventos?

Siempre habrá riesgos de que los asistentes puedan contribuir a contraer o propagar el virus en estos eventos. Los factores que podrían permitir que esto ocurra son:

  • La cantidad de casos en la localidad: cuando los niveles de casos de contagio en las cercanías del lugar donde se realizará el evento son altos o crecientes. Así como también, en las ubicaciones de donde vienen los asistentes.
  • Exposición durante el viaje: si algunas de las personas que asistirá a la reunión, ha tenido de viajar en avión, tren o cualquier medio de transporte.
  • En el lugar del evento: aquellos que son espacios muy pequeños, cerrados y con poca ventilación.
  • La duración de la reunión: los que demoran mucho más en terminar son mucho más riesgosos que los que son breves. El hecho de estar a menos de seis pies de distancia (menos de 2 metros) de otra persona por 15 minutos o hasta más (24 horas), aumentará el riesgo de contagio.
  • Cantidad de personas y aglomeraciones: el tamaño que tenga el evento en cuanto a número de personas, tiene más probabilidades de exponer al virus a los asistentes. Se sigue recomendando mantener el distanciamiento social en los eventos con el fin de reducir los riesgos de infección.
  • Conducta del público: en toda reunión, las personas van a interactuar entre ellas, si no mantienen una postura prudente de distancia, no usan mascarilla o la usan mal y no respetan las medidas, aumenta la posibilidad de propagación.

Promover comportamientos saludables al organizar reuniones y eventos

Las personas encargadas de planificar conferencias, deben tener en cuenta la implementación de estrategias que alienten buenos comportamientos para reducir la propagación. Esto no solo abarca para el público que asistirá, también lo es para el personal organizador. Como también, no está demás realizar una especie de guía para organizar eventos y reuniones donde acudirá mucha gente y así, todo el personal encargado esté bien preparado para cada ocasión.

Quedarse en casa si es necesario

Mucho antes de realizar el evento, el organizador tiene la tarea de informar a los posibles asistentes, en los casos por los cuales no podría acudir a dicha cita.

  • Informar al personal y los asistentes de en qué circunstancias no debe asistir a la conferencia o reunión: si ha dado positivo durante la prueba, si está esperando resultados, si presenta algún síntoma, si tiene fiebre o si ha estado en contacto con alguien infectado o crea que lo está.
  • Implementar medidas en la entrada de la reunión: como por ejemplo, realizar controles de salud, para verificar la temperatura y otros síntomas de cada una de las personas que vayan llegando el evento.

Mantener el distanciamiento físico

No bastará que reduzcas el número de invitados, debes planificar estrategias que los incentiven a respetar la distancia entre sí. Para ello, has lo siguiente:

  • Ofrece una pequeña introducción sobre las medidas: al momento de llegada de los asistentes, recuérdales que deben permanecer a 6 pies de distancia entre los demás.
  • Evitar que algún asistente o parte del personal salude con contacto físico: los apretones de mano, abrazos y besos, son un riesgo terrible de infección. Se recomienda que el organizador, incluya recordatorios mediante carteles acerca del distanciamiento social.

El uso de mascarillas

Usar mascarilla resulta ser muy efectiva para la prevención del contagio, cuando se complementa con las demás medidas de seguridad. Sin embargo, es indispensable y obligatorio usarla. Por ello, debes recordarles al público y al personal sobre su uso.

  • Exigir que cubra completamente la nariz y la boca: muchas personas cubren la boca y no la nariz. Esto representa un alto riesgo de contagio. Es por eso que debes planificar una estrategia de monitoreo para que se cumpla con su debido uso.
  • Alentar a los invitados a que usen las mascarillas: antes de iniciar con la reunión, debe recordarles a todos sobre su uso. Además, evalúa que puedas tener a mano una gran cantidad de ellas por si alguien no lleva o le ocurre algún incidente.
  • Indicar que los niños no usan mascarillas: los bebés y niños menores de 2 años no deben usar este tipo de protección. Así como tampoco, las personas que tienen dificultades para respirar o con discapacidades o que no pueden usarla de forma segura debido a su discapacidad.
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Protocolo para la higiene respiratoria y de las manos

Continúa siendo importante mantener la higiene de la respiración y de las manos pues, como es de saber, son los principales medios de contagios.

  • Exigir al personal y al público a lavarse las manos: este hábito debe ser con frecuencia. Antes, durante y después de recibir folletos, tocar la basura o cualquier otra superficie en el lugar de reunión.
  • Formas de desinfectar las manos: por lo general, se lavan con agua y jabón, pero si en el lugar no hay, se recomienda usar un gel antibacterial que contenga al menos 60% de alcohol. Frotarse bien las manos hasta que el producto se seque.
  • Recomendar a los asistentes que no griten ni canten: este tipo de comportamiento en espacios muy cerrados dan mayores probabilidades de infección entre los presentes. Si habrá música durante la reunión, procura que mantenerla con volumen moderado para las personas puedan hablar sin gritar o hablar muy fuerte.

Tener suministros adecuados

Contar con los insumos médicos sanitarios necesarios, ayudará en gran medida a evitar la infección. Es por esta razón, el comité organizador del evento, se asegure de contar con lo indispensable.

  • Verificar que tenga suministros que alienten los buenos hábitos de higiene: estos son, agua, jabón, desinfectante para manos con 60% de alcohol, artículos para el secado de manos (toallas de papel, secadores de aire, toallitas desinfectantes, paños desechables). Mascarillas y suficientes botes de basura con sistema en el que no se usen las manos.

Avisos con carteles

Ya las personas lo saben, pero, aun así hay que recordarlo. Una buena forma de hacerlo es mediante mensajes de concientización en carteles. Será necesario entonces, que como organizador de la reunión, planifiques lo que harás.

  • Colocar los carteles en sitios estratégicos: la ubicación que tengan debe ser con gran visibilidad. Estos serían en las entradas de los baños, pasillos y en la misma entrada del lugar donde se hará la reunión.
  • Difundir anuncios regularmente sobre cómo reducir la propagación del virus: puede ser mediante la entrega de boletines explicativos y de los sistemas de información al público.
  • Incluir mensajes sobre las conductas para prevenir la infección: usando elementos audiovisuales, como videos.
  • Carteles en diferentes idiomas: también en diferentes formatos de letras, como más grandes, braille (lenguaje de señas estadounidense) para personas con discapacidad visual y para los de problemas auditivos.
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¿Cómo mantener un entorno saludable en el lugar de la reunión?

El entorno, es decir, el espacio físico del lugar donde harás el evento, debe estar perfectamente adaptado a los asistentes. Tu deber como organizador debe ser el de velar por la seguridad de cada uno de ellos.

Para lograrlo, solo debes tomar en cuenta una serie de aspectos que te ayudarán a crear un ambiente completamente libre de microorganismos y bacterias.

  • Limpia y desinfecta: elabora un programa de limpieza y desinfección del piso y de todas las superficies. Esto incluye, manijas de puertas, interruptores de luz, sillas, pasamanos de escaleras, entre otros.
  • Los baños: limita la cantidad de personas que entran. Además, garantiza que los que esperan afuera mantengan la distancia física.
  • Ventilación: asegúrate que el espacio de la reunión tenga suficiente ventilación y haya una buena circulación de aire. Los entornos cerrados no ayudan a prevenir la infección
  • Los sistemas de agua: incluye grifos y fuentes decorativas. Proporciona la entrega de agua embotellada.
  • Incluye guías y barreras físicas: como marcar con cintas el piso para mantener la distancia social.

Con todas estas recomendaciones generales, tenemos la plena seguridad de que podrás organizar reuniones y eventos con éxito y evitarás los contagios en gran medida. De todas maneras, debes consultar con los funcionarios de salud, para que obtengas una mayor información acerca de la prevención del virus.